1С:Архив 3.0

Результаты, которые Вы получаете от использования системы:

1 Точный учет документов и их версий
2 Полная регистрация корреспонденции (в том числе с распознаванием текста)
3 Удобный коллективный доступ к документам
4 Оперативный доступ к системе через Web
5 Быстрый и точный поиск документов и их версий
6 Разделение прав доступа к документам и их версиям
7 Обмен сообщениями между пользователями системы с привязкой к документам
8 Просмотр протоколов работы с документами
9 Интеграция с MS Word и MS Excel

Система "1С:Архив 3.0"
Система 1С:Архив позволяет автоматизировать документооборот предприятия. Система 1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов
С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов
Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов
На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей
В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами
Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции
В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ
1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование
При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web
Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск
1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа
Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:
• однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
• автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
• поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
• эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
• надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
• эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями.
В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:
• добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
• разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
• создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
• разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

В строке поиска можно указать название документа полностью или его часть. Например, для поиска всех документов в названии или комментарию к которым встречаются слова <договор>, <договора>, <договоры> нужно указать строку для поиска <договор>. Если установлен флажок поиска по содержимому, то будут найдены также документы, в тексте которых встретилась любая форма слова <договор>.
Результат поиска выводится в виде списка найденных документов с короткой текстовой выдержкой.
 
Расширенный поиск позволяет найти документы по реквизитам (например, по названию, автору, датам создания) или по содержимому (полнотекстовый поиск). В расширенном поиске эти два вида поиска являются взаимоисключающими, т.е. поиск ведется либо по реквизитам, либо по тексту документов.
 
Как и простой поиск документов, поиск папок позволяет искать папки, указав часть от названия или строки комментария.

Права доступа
 
Ограничение доступа в 1С:Архиве построено на принципе проверки прав субъектов (пользователей) на доступ к объектам (документам или папкам). Для идентификации пользователя используется его регистрационное имя (указывается администратором 1С:Архива при регистрации нового пользователя), подтверждаемое паролем.
Каждый объект системы 1С:Архив (документ или папка) наследует права вышестоящей по иерархии папки или имеет свой собственный индивидуальный набор прав доступа к нему.

Другой продукт — СЭД "Документооборот Проф" также можно использовать для автоматизации архива и хранения документов