АстроСофт: Учет договоров

Подготовка и согласование договоров

Для создания договора заводится новая карточка договора. Информация в карточке каждого договора делится на две категории: "Учет договоров" и "Управление торговлей". Данные "Учета договоров" сгруппированы по разделам.

Планирование исполнения договоров

В том случае, когда компания выступает продавцом или исполнителем по договору, для своевременного и качественного исполнения обязательств ей необходимо спланировать ресурсы и подготовить смету договора. Кроме того, бюджет позволяет рассчитать целесообразность договора. Для решения этих задач "АстроСофт: Учет договоров" предлагает 2 механизма:

• планирование исполнителей
• смета

За каждым договором закрепляется ответственное подразделение и исполнители.
Для каждого исполнителя указываются плановые даты начала и завершения работ и процент загрузки. В процессе исполнения, эти данные дополняются фактическими показателями.

В программе предусмотрена возможность составления сметы договора, в которой учитываются:

• прямые затраты
• накладные затраты

К прямым затратам относятся непосредственные затраты на данный договор: зарплата исполнителей, отчисления в социальные фонды от зарплаты исполнителей, командировки исполнителей, затраты на субподрядчиков, использование материалов и пр. Накладные затраты, общепроизводственные и общеуправленческие: затраты на содержание руководителей и ответственных сотрудников, представительские расходы и пр. Осуществляется распределение планируемых накладных расходов на месяц по договорам, действующим в текущем месяце, пропорционально базе разнесения (например, сумме договора).

Для составления сметы используется справочник "Статьи затрат". Для каждой статьи затрат в справочнике указывается код, наименование и показатель ведения количественного учета в сметах договоров по данной статье.

Исполнение договора

В процессе исполнения договора в его карточке фиксируется необходимая информация:

• Стадия изменяется на "Исполнение"
• Фактическое начало исполнения
• Фактическая занятость исполнителей
• Этапы исполнения договора
• Фактическая смета по договору
• "Акт приема-сдачи работ" (по закрытию договора или этапа)

Для обеспечения своевременного исполнения мероприятия по договору, используется система регистрации событий и напоминания.

Расчеты с контрагентами

В разделе "Расчеты с заказчиком/поставщиком" карточки договора отражается вся информация по взаиморасчетам с контрагентами. В зависимости от вида договора ("С покупателем", "С поставщиком", "Прочее") отображаются соответствующие данные:

• на какую сумму выполнено заказчику либо получено от поставщика товаров/услуг,
• сколько оплачено и сколько осталось оплатить от этой суммы.

Показатели взаиморасчетов формируются на основании бухгалтерских документов, фиксирующих:

• реализацию товаров и оказание услуг
• оплату полученную
• поступление товаров и услуг
• суммы оплаченные

Эти документы вносятся на основании договора или его этапа. Отображение анализируемого периода расчетов может настраиваться (день, неделя, месяц, квартал и т.д.).
Помимо этого отображается общая стоимость договора, плановые и фактические платежи

Хранение и просмотр договоров

Договоры хранятся в системе "Астрософт: Учет договоров" в виде интерактивных карточек. В карточке отражены реквизиты и свойства договора, ссылки на документы, введенные на его основании, подчиненные договоры и все версии договора для печати. Для просмотра договоров организован список. В списке договоров по умолчанию отображаются все записи.

Список можно сортировать и отбирать для просмотра только нужные договоры, пользуясь такими инструментами как фильтры и флажки. Они позволяют выводить только договора, которые соответствуют заданным значениям свойств.

Планирование и отслеживание событий

Инструменты работы с событиями дают возможность заранее спланировать и вовремя вспомнить о необходимых действиях по договору. Это позволит избежать отрицательных последствий несвоевременного исполнения действий, таких как штрафы и недовольство контрагента.

Для каждого договора планируются и регистрируются события, связанные с изменением статуса договора или какого-либо его параметра. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, платеж, а также другие события, требующие планирования времени. Общий перечень событий регистрирует запланированные и совершившиеся события по договорам. При необходимости система уведомляет пользователя о предстоящем событии.

События могут группироваться по основаниям либо показываться без группировки.

Документ "События" предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, а также другие события, требующие планирования времени.

Примерами событий могут быть:

• телефонный звонок,
• электронное письмо,
• почтовое письмо.

Возможны три состояния событий (запланировано, завершено, отменено) и три степени важности (низкая, средняя, высокая).

Отчетность

Отчеты позволяют получить информацию по текущим показателям договорной и финансовой деятельности. Анализ предыдущих периодов позволит оценить эффективность деятельности, измерить отклонения плановых показателей от фактических, использовать накопленный опыт для более точного планирования и повышения эффективности управления договорами.

Система "АстроСофт: Учет договоров" имеет мощные и гибкие инструменты отчетов. В программе существует множество разнообразных отчетов, среди них:

• Текущие состояния договоров
• Занятость сотрудников по договорам
• Результаты работы сотрудников по договорам
• Заявки на расходование средств
• Анализ прохождения согласований
• Статистика ведения договоров
• История исполнения договоров
• Платежный календарь
• Просроченные договоры
• Движение денежный средств
• Список / Кросс-таблица (сводный отчет)

Обработки

• Планирование отложенных событий в календаре пользователя.
• Обработка "Текущие сделки" - предназначена для отображения незавершенных сделок контрагентов с компанией, таких как неоплаченные отгрузки, или неотгруженные оплаты, зависшие суммы по сделкам и пр. Характеристикой незавершенности сделки является сумма ее неоплаченности или неотгруженности. В список текущих сделок включены не только заказы покупателей, но и сделки, осуществленные с покупателями по расчетным документам (документам "Реализация товаров", "Приходный кассовый ордер", "Строка банковской выписки (приход)").
• Другие служебные обработки