Определение содержания проекта Scope definition Определение содержания проекта (Scope definition) является основой проекта. В Scope Definition отражаются все детали дальнейшей реализации проекта. Определение содержания проекта составляется специалистами внедренческого центра и сотрудниками заказчика на основе требований к результатам проекта со стороны всех заинтересованных лиц заказчика – акционеров, руководства компании, начальников отделов, технологов производства, сотрудников бухгалтерии. Определение содержания проекта является результатом работы многих специалистов внедренческого центра, не только тех, кто будет принимать непосредственное участие в реализации проекта.

Определение содержания проекта при внедрении программного обеспечения часто составляется в виде технического задания. При составлении технического задания возможно применение отечественного ГОСТ 34.602-89.

В техническом задании должны быть отражены решения задач, которые ставятся руководством предприятия, начальниками подразделений и отделов, технологами производства, бухгалтерией. В техническом задании очень важно проработать все документы, журналы документов и отчеты которые будут изменены или добавлены в создаваемый программно-аппаратный комплекс. В Определение содержания проекта должна быть включена как текстовая информация объясняющая поставленные задачи и способы их решения, так и графическое изоображение документов, журналов, отчетов.

Формы документов, которые будут изменяться или вновь создаваться, а так же содержание всех полей документа, должно быть графически изображено и согласовано с руководством предприятия, и/или непосредственными пользователями данных документов. Функции всех полей документов должны быть подробно и ясно описаны, должен быть согласован алгоритм заполнения табличной части документа. Печатные формы должны быть согласованы со всеми пользователями данных документов. Журналы документов так же являются частью технического задания. Перед началом работы по внедрению проекта состав и формы журналов должны быть определены.

По нашему опыту, отчеты являются наиболее важной частью определения содержания проекта (технического задания), так как именно ради получения информации, которая будет представлена в данных отчетах, обычно и начинается процесс автоматизации. Поэтому проработка форм и содержания отчетов является очень ответственным этапом в составлении технического задания на автоматизацию предприятия. Все формы отчетов должны быть разработаны при тесном взаимодействии всех заинтересованных пользователей информации с сотрудниками внедренческого центра. Перед началом работы с проектом очень важно разработать и утвердить формы отчетов, так как в дальнейшем если возникнет необходимость добавления или изменения отчетов, возможно возникновение ситуации, когда для построения отчетов будет недостаточно первичной информации, т.е. в программно-аппаратный комплекс не будут заложены документы, данные которых могут послужить базой для составления каких либо новых отчетов. Поэтому основная масса вопросов по составу и формам будущих отчетов должны быть решены на этапе составления технического задания.

После ознакомления с требованиями предприятия к будущему проекту и утверждением состава и форм всех документов, журналов документов и отчетов, специалисты внедренческого центра прорабатывают внутренню структуру программного комплекса, например должна быть разработана структура регистров накопления информации, бухгалтерская аналитика, виды и структура внутренних справочников.

Немаловажным этапом составления технического задания, является определение и решение проблем технической базы, определяются требования к компьютерам и компьютерным сетям для обеспечения успешной реализации проекта, а так же дальнейшей работы всего программо-аппратного комплекса. На этапе составления технического задания, должны быть поставлены и решены не только технические вопросы, но и вопросы организационного характера, определены ответственные лица как на предприятии так и во внедренческом центре, определены возможные изменения в составе сотрудников предприятия, например, изменении состава внутреннего отдела автоматизации, бухгалтерии, изменении должностных инструкций.

Результатом работы по составлению технического задания является подробный официальный документ, подписанный как руководством внедренческого центра, так и руководством предприятия, в котором отражены все аспекты предстоящей работы. После составления технического задания становится возможна оценка времени и стоимости реализации проекта