Приемка (учет рекламаций)
 |
Модуль позволяет решить следующие задачи:
-
Прием и обработка обращений клиентов;
-
Прием, учет и обработка заявок на ремонт;
-
Согласование стоимости ремонта. |
Учет операций с оборудованием, принятым в ремонт:
•Прием оборудования от клиента;
•Проведение первичной диагностики и отражение результатов диагностики;
•Передача оборудования в ремонт (стационарный);
•Выдача подменного оборудования;
•При необходимости оформление замены оборудования;
•Прием оборудования из ремонта;
•Выдача отремонтированного оборудования заказчику.
•Ремонт по шаблону
Статусы (состояние) оформления операций по передаче/приему оборудования из сервисного центра (ремонта)
Кому необходим модуль "Приемка (Учет рекламаций)":
- Сервисным центрам, у которых организован пункт приема оборудования (отдел приемки) или сеть территориально удаленных приемных пунктов;
- Сервисным центрам, принимающим оборудование от рекламаторов (Дилеров)
Общее описание модуля
Для автоматизации работы отдела приемки в сервисных центрах, в рамках конфигурации "Авторизованный сервисный центр" разработано рабочее место "Приемка", модуль "Приемка (Учет рекламаций)".
 |
Рабочее место "Приемка" представляет собой журнал документов и отчетов, необходимых для работы приемщика. Все документы сгруппированы по назначению и разнесены по соответствующим закладкам:
| "Событие" — документ предназначен для хранения информации о свершившихся событиях, а также для регистрации запланированных событий пользователем. Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.
"Заявка" — документ предназначен для регистрации обращения клиента в сервисный центр.
"Прием оборудования
" — при помощи данного документа происходит оформление приема оборудование от клиента, отражение в учете передачи оборудования из отдела приемки в ремонт и обратно, регистрация возврата оборудования клиенту. Реализована возможность отражения приема как одной единицы
оборудования, так и списка оборудования.
"Замена оборудования" — документ предназначен для оформления временной или постоянной замены оборудования, принятого в сервисный центр для ремонта.
"Заказ-Наряд" — на основе оформленного документа "Прием оборудования" в конфигурации формируется документ "Заказ-Наряд", в который заноситься вся информация о ходе ремонта.
Регистрация приема оборудования
|
Для регистрации факта приема оборудования в сервисный центр в конфигурации "Авторизованный сервисный центр" предназначен документ "Прием оборудования".
Документ "Прием оборудования" позволяет оформлять прием техники для нескольких видов клиентов: |
 |
Физическое лицо - используется при обращении разового заказчика (частного лица);
Юридическое лицо - используется при обращении юридических лиц. При необходимости приемка может быть оформлена по договору сервисного обслуживания;
Рекламатор - используется при принятии заявки от рекламатора (магазин).
В документе "Прием оборудования" фиксируется следующая информация:
- о клиенте (ФИО и контакты, для физического лица. Наименование, контактное лицо, и т. д., для юр.лица);
- о принимаемом оборудовании (модель, серийный/дополнительный номер, описание внешнего вида и комплектации);
- описание дефекта, полученного со слов клиента;
- информация о неисправностях после предварительной диагностики.
По результатам предварительного осмотра (диагностики) может быть принято решение о возможности:
- передачи оборудования на экспертизу (гарантийный ремонт/ платный ремонт);
- принятия оборудования в ремонт (платный ремонт);
- проведения замены оборудования;
- передачи оборудования на ремонт производителю (стороннему СЦ);
- отказа в ремонте.
При необходимости, оформляется подмена/замена оборудования, на время ремонта.
Документ позволяет оформить прием оборудования списком (с возможностью загрузки из файла формата Excel)
Возможность оформления ремонта по шаблону
 |
В случае типового ремонта оборудования, например заправки картриджа в принтере, ремонт может быть оформлен по шаблону. Для этого заранее создаются шаблоны в соответствующем справочнике.
Данный способ позволяет сократить количество выполняемых в ручную операций по передаче оборудования из приемки в ремонт и обратно: |
- Регистрации передачи оборудования в ремонт;
- Формирование документа "Заказ-Наряд";
- Заполнение сведений о деталях и выполненных работах, а так же их стоимости;
- Регистрация возврата оборудования в приемку
Передача оборудования в ремонт
|
Для организации четкой цепочки движения оборудования в сервисном центре, в конфигурации используется документ "Движение оборудования в сервисе".
Передача оборудования из приемного пункта в сервис может проходить несколькими этапами (в зависимости от схемы работы сервисного центра): |
 |
Вариант 1 (Использование этапа "Подготовка к передаче в сервис")
Этап "Подготовка к передаче в сервис" является промежуточным, он может быть использован:
- когда передаваемое оборудованием проходит первоначальную подготовку (чистка, упаковка, маркировка и т. д.);
- либо в случаях наличия у сервисного центра удаленных приемных пунктов, фиксация передачи оборудования для транспортировки в сервис.
После выполнения необходимых подготовительных операций, приемщик (либо ответственное лицо за передачу оборудования в СЦ) формирует документ "Движение оборудования в сервисе" операция передача оборудования.
При формировании нового документа автоматически формируется список из оборудования, которое числится в приемке (новое принятое). Список может быть скорректирован приемщиком (снятие галочек с ненужных позиций).
При необходимости приемщик может распечатать бланк со списком переданного оборудования (печатный бланк может иметь произвольную форму).
После того, как был сформирован и проведен документ "Движение оборудование в сервисе", оборудование из этого документа становится доступно для ремонта.
Вариант 2 (Без использование этапа "Подготовка к передаче в сервис")
При отсутствии данного этапа (задается в настройках) все принятое оборудование в приемном пункте становится доступно для формирования "Заказ-Нарядов" в рабочем месте "Стационарный ремонт".
Прием оборудования из ремонта
Передача отремонтированного (или не подлежащего ремонту) оборудования из сервисной службы в отдел приемки отражается документом "Движение оборудования в сервисе".
Возможны два способа заполнения списка оборудования возвращаемого из сервиса:
 |
Принятие из сервисного центра партии (формируется список всего оборудования готового к возврату в приемку); |
Принятие из сервисного центра от мастера (формируется список оборудования, ремонт которого выполнил определенный мастер).
|
 | После возвращения в приемку оборудования может быть возвращено клиенту.
Формирование документов
В программе предусмотрена возможность формирования следующих документов по ремонту непосредственно из документа "Прием оборудования":
 |
"Акт реализации"
"Счет - фактура"
"Требование - накладная"
"Счет на оплату покупателю"
|
Выдача оборудования заказчику
Выдача оборудования Заказчику (Клиенту) так же отражается документом "Движение оборудования в сервисе".
Выдачу оборудования, возможно, оформить несколькими способами:
- из рабочего места приемщика, закладка "Движение оборудования";
- из документа "Прием оборудования".
Выдача оборудования из приемного пункта Заказчику (Клиенту) может проходить несколькими этапами (в зависимости от схемы работы сервисного центра):
Вариант 1 (Использование этапа "Подготовка к выдаче")
Этап "Подготовка к выдаче" является промежуточным, он может использоваться когда выдаваемое оборудованием проходит окончательную подготовку (чистка, упаковка, маркировка и т. д.).
После проведения подготовки, происходит непосредственная выдача оборудования Заказчику (Клиенту).
Вариант 2 (Без использование этапа "Подготовка к выдаче")
После возврата в приемку, оборудование может быть сразу выдано Заказчику.
|
