Внерение систем документооборота в вопросах и ответах

Автоматизация бизнес-процессов и документооборота сейчас стала не только одним из элементов общей процедуры автоматизации предприятия, а стала одной из главных потребностей современных компаний, находящихся в условиях реально жесткой конкуренции.

Автоматизация документооборота и бизнес-процессов предприятия позволяет предприятию серьезно ускорить обработку больших потоков информации, а также повышает скорость принятия стратегических и оперативных решений.

В этой статье мы обозначим некоторые важные моменты, без учета которых будет сложно принять грамотное решение о начале автоматизации документооборота.

В других статьях уже были рассмотрены вопросы классификации различных программных средств для автоматизации бизнес-процессов, а также выбора программных продуктов для автоматизации делопроизводства.

В данной статье построение систем автоматизации документооборота будет рассмотрено более подробно, при этом не будут выделяться какие-либо определенные программные продукты.

Ниже мы приводим вопросы, которые могут возникнуть в процессе автоматизации вашего предприятия, а также ответы на них.

Когда и зачем начинать переход на электронный документооборот в компании?

В 90-е годы, а также в начале 2000-х в нашей стране была очень актуальна тема автоматизации бухучета. Сегодня на первый план выходит не автоматизация бухучета, а автоматизация документооборота предприятий. Причин для такой автоматизации действительно немало.

Как минимум можно выделить следующие:

Предприятию нужно обрабатывать входящие документы (и всю поступающую информацию) как можно оперативнее и эффективнее. Сейчас информация очень важна и потерять её намного легче. Материальные активы сегодня всё же лучше управляются и учитываются
Случайная или преднамеренная передача информации третьим лицам может стоить намного дороже всей стоимости системы документооборота.

На сегодня мы можем систематизировать и выделить ряд общих проблем при обработке информации традиционным (обычно бумажным) способом:

Потеря или недопустимо большой срок поиска важных документов
Создание и копирование большого количества документов назначение которых несовсем ясно
Попадание документов и конфиденциальной информации третьим лицам
Потеря массы рабочего времени на простой поиск документа или создание подборки документов по какому-либо критерию
Создание множества копий и повышенные затраты на их изготовление, обработку и архивирование
Большие потери времени на согласование документов несколькими сотрудниками.

Автоматизация документооборота позволит решить и другие задачи:

Повысить эффективность совместной работы отделов и департаментов компании
Снизит усталость персонала из-за упрощения работы с документами
Снизит время на поиск и подготовку документов и повысит эффективность работы сотрудников предприятия
Повысит скорость доступа к нужной информации
Позволить спланировать и реализовать систему прав доступа к информации

Автоматизация документооборота будет востребована в различных организациях и предприятиях от небольшой фирмы до крупного холдинга или государственного предприятия.

Продолжение статьи на этом сайте

Сайт создан и эффективно поддерживается системой управления "Аналитика: Управление бизнес-сайтом" (с) 2005-2015

Компания "Аналитика. Проекты и решения". Телефон +7 (343) 203-36-76 (с 9:00 до 19:00) e-mail: welcome@analitica.ru