Системы управления документооборотом DMS

В этой небольшой статье мы рассмотрим основные функции документарных информационных систем (DMS).

1. Объекты предметной области системы – деловые документы

• Приказы, письма, служебные записки,
• Акты, протоколы и прочие документы сферы управления,
  полученные в результате каких-то управленческих
  действий или/и требующих выполнения таковых.

2. Задачи (и функции) системы документооборота

• создание документов;
• обеспечение хранения в БД; 
• передача (рассылка) документов по назначению; 
• обеспечение доступа к документам по запросу; 
• контроль исполнения поручений, инициированных документами; 
• планирование распорядка дня и сопровождение хода его выполнения.

3. Особенности. Близость и к документальным и фактографическим системам: 

• многие документы имеют слабую, но структуру; 
• индексация, в результате которой фактографическая запись базы даных (БД) для поиска атрибутного (отбор записи по условиям); 
• хранение в БД и копии документа с возможностью поиска по словам и словосочетаниям (дескрипторам).

.